Sichern Sie zuerst die gerichtliche Kundmachung und den genauen Zeitpunkt der Verfahrenseröffnung. Danach legen Sie den Transportstatus derselben Sendung daneben. Ein allgemeines Tracking mit dem Hinweis „zugestellt“ genügt nicht, wenn daraus weder die Uhrzeit noch der konkrete Empfänger hervorgeht.
Bei Speditionslieferungen können Versandort, Umschlaglager, Ablieferungsort und Empfänger auseinanderfallen. Bei Paketdiensten kommen Abholstationen, Nachbarn oder Empfangsstellen hinzu. Für § 45 IO muss geprüft werden, ob die Ware am Ablieferungsort angekommen und für den Schuldner in Gewahrsame gelangt war.
Dokumentieren Sie auch Änderungen nach der Verfahrenseröffnung. Ein späterer Zustellversuch, eine Rücksendung oder eine Umleitung darf nicht mit dem Zustand zum Eröffnungszeitpunkt verwechselt werden. Die Chronologie braucht für jede Station Datum, Uhrzeit und Beleg.