Lieferant bei Kundeninsolvenz: Ware, Rechnung und Sicherheiten prüfen

Beginnen Sie nicht mit einer Sammelrechnung. Erfassen Sie jede Bestellung mit Auftragsbestätigung, Lieferdatum, Lieferschein, Rechnungsnummer, Fälligkeit, Zahlung und aktuellem Warenstatus. Bei Teillieferungen braucht jede Position eine eigene Zeile. Nur so wird sichtbar, welche Ware bezahlt, offen, retourniert, verarbeitet oder noch beim Kunden vorhanden ist.

Prüfen Sie außerdem, welche Gesellschaft tatsächlich bestellt und die Ware übernommen hat. Konzernbezeichnung, abweichende Lieferadresse und Rechnungsempfänger können auseinanderfallen. Für Forderung und Eigentumszuordnung muss der konkrete Vertragspartner feststehen.

Sichern Sie die gerichtliche Kundmachung, das Aktenzeichen und den bestätigten Kontakt des Insolvenzverwalters. Eine telefonische Auskunft aus dem Lager ist hilfreich, ersetzt aber keine dokumentierte Bestands- und Standortangabe.

Ein Eigentumsvorbehalt ist nur so belastbar wie seine Vereinbarung und die Zuordnung zur konkreten Sache. Prüfen Sie, ob die Klausel rechtzeitig in den Vertrag einbezogen wurde. Eine erst auf der Rechnung abgedruckte Klausel kann andere Fragen aufwerfen als eine Regel in angenommenen AGB oder der Auftragsbestätigung.

Bei Maschinen helfen Hersteller, Typ, Seriennummer, Baujahr, Standort und Fotos. Bei Handelsware zählen Artikelnummer, Menge, Charge, Verpackung und Lagerplatz. Wurde Ware verarbeitet, vermischt oder weiterverkauft, darf ein ursprünglicher Eigentumsvorbehalt nicht ohne weitere Prüfung auf ein neues Produkt oder einen Erlös übertragen werden.

Der Schwerpunkt Aussonderung und Eigentumsvorbehalt erklärt die rechtliche Einordnung. Für die Aktenvorbereitung können Lieferanten zusätzlich die Checkliste für eigene Ware oder Maschinen in der Masse verwenden.

Bürgschaften, Bankgarantien, Warenkreditversicherungen, Pfandrechte oder Konzernsicherheiten können neben der Insolvenzforderung bestehen. Prüfen Sie den Sicherungszweck, den gesicherten Betrag, Laufzeiten, Formvorgaben und Abrufbedingungen. Eine pauschale Meldung an den Insolvenzverwalter ersetzt keinen erforderlichen Abruf gegenüber einem Dritten.

Offene Bestellungen und noch nicht ausgelieferte Ware gehören in eine zweite Arbeitsliste. Ob weiter geliefert, zurückgehalten oder ein laufender Vertrag anders behandelt werden kann, hängt vom Vertrag, vom beiderseitigen Leistungsstand und von den Regeln der Insolvenzordnung ab. Die bereits gelieferte Ware darf dabei nicht mit künftigen Lieferpflichten vermischt werden.

Erstellen Sie am Ende eine abgestimmte Saldenliste: offene Rechnungen, Gutschriften, Teilzahlungen, beanspruchte Sicherheiten und behauptete Eigentumspositionen. Doppelte Verwertung oder widersprüchliche Beträge müssen vermieden werden.